Pre väčšinu zamestnancov moderných spoločností už nie je ničím nezvyčajným mať slobodu pracovať odkiaľkoľvek. Zamestnanci často niektoré dni pracujú v kancelárii a iné doma. A potrebným prvkom sú teda pre nich platformy, ktoré používajú na prácu na diaľku. Nástroje ako Zoom, Microsoft Teams a Slack sú teraz nenahraditeľné, rovnako ako platformy sociálnych médií, ktoré zamestnancom predstavujú sieť spolupracovníkov a klientov.

Odvrátenou stranou týchto trendov je zvýšené riziko vnútorných hrozieb. Teraz je jednoduchšie ako kedykoľvek predtým nevhodne zdieľať dôverné informácie, či už aj neúmyselne alebo so zlým úmyslom.

Ako môžu organizácie riadiť riziká týchto nástrojov potrebných na fungovanie digitálnej spolupráce? Tu je päť oblastí, ktoré predstavujú najväčšie hrozby pri práci na diaľku:

1. Strata dát

Platformy pre spoluprácu, ako sú Microsoft Teams a Slack, umožňujú zamestnancom jednoducho spolupracovať medzi sebou, klientmi a dodávateľmi tretích strán. Predstavujú však aj nové zraniteľné miesta, pokiaľ ide o stratu údajov. Či už neúmyselne alebo zámerne, používatelia týchto platforiem by mohli zdieľať údaje spôsobom, ktorý by ohrozil spoločnosť.

Zoberme si napríklad masívne porušenie, ktoré zažil vydavateľ videohier Electronic Arts (EA). Pomocou ukradnutých cookies z black marketu útočníci infiltrovali kanál Slack v EA, pričom sa vydávali za zamestnanca, ktorý potrebuje technickú podporu. Útočníci vytvorili hodnoverný príbeh, aby presvedčili správcu IT, aby im dal token viacfaktorovej autentifikácie (MFA), a potom kompromitovali vývojovú službu, aby si stiahli viac ako 780 Gb zdrojového kódu.

Za stratu údajov však nie sú vždy zodpovední útočníci. Niekedy sú na vine nedbalí zamestnanci. Napríklad chyba pri pokuse o odstránenie konta jedného používateľa v KPMG spôsobila, že účtovná firma stratila záznamy rozhovorov s viac ako 145 000 používateľmi Microsoft Teams.

Bez ohľadu na dôvody straty údajov je vplyv týchto incidentov významný: priemerná cena za stratu údajov je 4,24 milióna USD.

Nástroje digitálnej spolupráce sú nevyhnutné pre hybridnú pracovnú silu, ale nesprávna správa môže spôsobiť, že vaša organizácia bude zraniteľná.

2. Porušovanie personálnej politiky

Sociálne médiá a chatovacie platformy, ktoré kolegovia používajú na pripojenie, môžu mať aj temnú stránku. Napriek najlepším zásadám ľudských zdrojov (HR) môže byť ťažké moderovať tieto prostredia, najmä preto, že zamestnanci môžu zabudnúť, že tieto online platformy sú stále profesionálnou platformou. Nie je preto nezvyčajné, že dôjde k nevhodnému alebo nezákonnému správaniu.

V prípade Steph Korey, CEO a spoluzakladateľa batožinového startupu Away, sa šikanovanie  na Slack platforme stalo významným problémom. Incident zasadil rýchlo rastúcej spoločnosti reputačný úder.
Tento príklad  ilustruje, že oddelenia ľudských zdrojov čelia aj výzve presadzovania svojich politík prostredníctvom kontroly digitálnych kanálov.

Negatívna firemná kultúra môže rozdúchať rôzne konflikty, čo vedie nespokojných zamestnancov k nečestnému správaniu. Bohužiaľ, ako sa nástroje digitálnej komunikácie stávajú samozrejmosťou, HR oddelenia musia monitorovať každý kanál a zabezpečiť dodržiavanie politík. Bez dôsledného presadzovania sa môžu skutky ako online šikanovanie na pracovisku alebo rôzne iné nezákonné aktivity uskutočňovať, čo ohrozuje blaho zamestnancov i spoločnosti.

3. Chybné kroky na sociálnych sieťach, vedúce k poškodeniu dobrého mena

Zatiaľ čo sociálne médiá môžu pomôcť mnohým spoločnostiam nájsť si verných fanúšikov, jeden nesprávny krok môže byť pre firmu katastrofálny. Chyby môžu mať mnoho podôb. Zamestnanec by mohol nevedomky odhaliť chránené informácie napríklad v zdanlivo nevinnom príspevku alebo by mohol preukázať nekvalitné služby zákazníkom tým, že by nevhodne reagoval na sťažnosť zákazníka online.

Sociálne médiá už nie sú len pre marketingové tímy; technická podpora a dokonca aj niektoré služby sú teraz ponúkané výlučne prostredníctvom sociálnych médií. A pre zamestnancov s obmedzenými odbornými znalosťami v oblasti dodržiavania predpisov alebo bez školenia v oblasti zákazníckej podpory je príliš jednoduché uverejniť na sociálnych médiách nesprávnu vec. Koniec koncov, internet má dlhú pamäť a chyby v sociálnych sieťach môžu mať skutočné dôsledky.

Ilustrovať sa to dá na príklade, ktorý uviedol veľký úverový úrad Equifax v dôsledku rozsiahleho úniku údajov, ktorý postihol viac ako 147 miliónov zákazníkov. Tweety odoslané útočníkmi z oficiálneho účtu spoločnosti Twitter nasmerovali zákazníkov na falošnú webovú stránku, čo spôsobilo veľké poškodenie reputácie podniku.

Sociálne médiá sa dajú ľahko skonštruovať tak, aby presvedčili zákazníkov a dokonca aj tých najnáročnejších zamestnancov, aby klikali na rizikové odkazy alebo si stiahli malvéri, bez toho aby niečo tušili. Chyby môžu mať za následok poškodenie reputácie a stratu údajov, z ktorých môže byť náročné zotaviť sa, najmä ak Vaši zákazníci majú zvýšené očakávania týkajúce sa bezpečnosti.

4. Podvody zvnútra

Mnoho organizácií aktívne nemonitoruje svoje platformy spolupráce. V dôsledku toho mnohí zamestnanci považujú chatovacie platformy za bezpečné miesta na zdieľanie rôznych informácií o firme alebo údajov o zákazníkoch.

Goldman Sachs sa túto lekciu naučil tvrdo v roku 2018, keď spoločnosť poskytujúca finančné služby súhlasila so zaplatením pokuty 110 miliónov za podvody pri obchodovaní s devízami, ku ktorým došlo, keď zamestnanci diskutovali o budúcich obchodoch so zákazníkmi v online diskusnej miestnosti. Podobné prípady zdieľania dôverných informácií o  obchodovaní sa vyskytli aj na sociálnych médiách alebo prostredníctvom služieb ako napr. WhatsApp.

Trestná činnosť môže byť spáchaná pomocou sociálnych médií alebo iných nástrojov vzdialenej spolupráce, najmä preto, že túto aktivitu je obzvlášť náročné monitorovať kvôli pravidlám ochrany osobných údajov. Dôsledky môžu byť významné; takéto činy robia spoločnosti zraniteľnými voči veľkým finančným stratám alebo trestným obvineniam.

Keďže čoraz viac konverzácií prebieha online, prípady podvodov zamestnancov pomerne časté. Ak organizácie nemonitorujú svoje chatovacie kanály, môžu zistiť dôkazy o podvode s nesprávnym zaobchádzaním s údajmi až keď už bude príliš neskoro. Proaktívny prístup k predchádzaniu vnútorných hrozieb zahŕňa monitorovanie nástrojov vzdialenej spolupráce.

5. Nedodržiavanie nariadení a zákonov

Zamestnanci ľahko komunikujú medzi sebou a s verejnosťou prostredníctvom neustále sa zvyšujúceho počtu digitálnych kanálov, čo je oblasť, ktorej často chýba súlad s rastúcim počtom pravidiel a nariadení. Keď zamestnanci zverejnia informácie, ktoré upútajú pozornosť regulačných orgánov, výsledné právne dôsledky môžu byť zdrvujúce.

Online pracovné konverzácie sa predtým uskutočňovali výlučne prostredníctvom e-mailu, ale čoraz viac je preferovaným digitálnym kanálom chat. Zamestnanci musia dôsledne uplatňovať zásady, ktoré sú v súlade so zákonom, ako napríklad zákon o ochrane osobných údajov, a to aj cez chat. Organizácie, ktoré nemonitorujú a neukladajú obsah chatu, môžu mať problémy so zabezpečením súladu.

Netflix sa týmto spôsobom skvele dostal do konfliktu s regulačnými orgánmi Komisie pre cenné papiere a burzy (SEC), keď generálny riaditeľ Reed Hastings odhalil údaje o sledovanosti na svojej osobnej facebookovej stránke. Tým sa porušil riadny proces, pretože investori musia byť vopred informovaní o tom, kde (a kedy) spoločnosti budú zverejňovať finančné informácie.

Nástroje digitálnej komunikácie sa môžu zdať osobné, ale vo všetkých komunikáciách sa musia dodržiavať profesionálne štandardy. Zamestnanci a spoločnosti môžu čeliť právnym následkom za zverejnenie citlivých informácií nevhodnými kanálmi. Aby sa spoločnosti vyhli nákladným súdnym konaniam a pokutám, musia dbať na dodržiavanie právnych predpisov vo všetkých komunikačných kanáloch.

Ako zvýšiť bezpečnosť a súlad s pravidlami vašej organizácie

Dobrou správou je, že napriek rizikám spojeným s platformami sociálnych médií a nástrojmi na spoluprácu je možné, aby organizácie tieto riziká účinne zmierňovali.

Na začiatok by organizácie mali vykonať tieto štyri kroky:

• Zachyťte obchodnú komunikáciu. Dodržiavajte súlad so zákonmi pomocou zachytávania údajov bez ohľadu na typ zariadenia, umiestnenie alebo použitú platformu.
• Dohliadajte na obchodnú komunikáciu. Monitorujte všetky relevantné nástroje a platformy sociálnych médií v reálnom čase, aby ste zistili porušenie pravidiel.
• Predchádzajte nesprávnemu správaniu a včas naň reagujte. Vyberte si riešenie na prevenciu straty údajov (DLP), ktoré zohľadňuje údaje, správanie a hrozby. Uistite sa, že riešenie dokáže inteligentne zabrániť a urýchliť vašu reakciu na rizikové správanie zasvätených osôb a pohyb údajov.
• Chráňte používateľov, účty a údaje pred pokročilými hrozbami, či už sú v cloude, v dátovom centre alebo na zariadení vlastnenom zamestnancami.